リモートワークの普及により、定期代の支給を廃止して通勤費の実費精算に切り替える企業が増えています。しかし、いざ切り替えるとなった場合、社員の勤務実態を「正確」に把握する必要があります。
セーフィー株式会社は、実際に通勤費の実費精算に切り替え、いわゆる「総務DX」を実現しました。
そこで今回は、 当社が行った勤務実態を正確に把握する方法と、それによりどんな効果が生まれたのかをご紹介させていただきます。
実費精算をしたい企業の課題
総務の方々の業務は多岐にわたります。例えば、 給与処理や勤怠管理、経理業務や社会保険・雇用保険の手続き、社内インフラの整備など、、
さらにこのコロナ禍の影響で、より複雑さが増したのが交通費管理です。これまでは一律 定期代を支給しておけばよかったものが、リモートワークの増加などにより出社回数が激減しました。それにより、出社実績に応じて交通費を支給する「実費精算」の方が定期代支給よりも交通費を節約できるという企業様が増加しております。リモートワークが一時的なものであれば、 これまで通り定期代の支給を続けるほうがいいのかもしれません。 しかし、現在リモートワークを実施している企業のほとんどが、 今後もリモートワークを継続していく予定というような状況です。
つまり、リモートワークに適した交通費の精算、「実費精算」を行う必要があるということです。
この実費精算を行うために欠かせないものとして、社員の勤務実態を「正確」に把握する必要があります。しかし、従来のタイムカードや入退室システムでは、本当に出社していたのかどうかが不正確な部分がありました。
例えば、入室カードを人に貸していれば出社したことになってしまいますし、そもそもセキュリティ上の問題もあります。だからといって、総務の方々が毎回出社して、確認するということも現実的ではありません。
正確に、そして簡単に勤務実態を把握することはできないのでしょうか？
勤務実態を把握する方法
当社、セーフィー株式会社はクラウド型顔認証システムを利用することで、通勤費の実費精算が可能になりました。
勤怠管理システムと連携させることで、「正確」に、「簡単」に勤務実態を把握することができるようになります。
特徴① ハンズフリー
部屋ごとの多数の鍵管理が不要になり、ストレスフリーな入退出を実現します。
特徴② 正確な認証記録 /なりすましの防止
貸し借りによる不正入室を防止し、入室記録が残るためセキュリティ性も向上します。
特徴③ クラウド型/複数拠点の一括管理が可能
本部から各拠点を一括で管理できるため、工数の削減に繋がります。
勤怠管理システムと連携することで勤務実態を把握し、この情報をもとに交通費を算出することができるようになります。
より詳細な商品説明に関してはこちらをご覧ください。
顔認証システムを使用することで生まれた効果
経費精算をする工数の大幅削減
ログを利用することで、人事/総務の交通費算出工数が削減されただけでなく、その他の従業員が交通費の経費精算をする工数が大幅に削減されました。
通常の実費精算では下記のような申請手順が発生します。
交通費×往復分×出社日数を算出→申請
この場合、出社する回数が多い人ほど、何回出社したのかを数えるのに労力がかかり、そのぶん間違いや漏れも発生します。これらの作業は、慣れている人だと5分〜10分、新入社員のように慣れていない人だと30分ほどかかってしまうことも。その作業が毎月、 全社員分発生していると考えると、目には見えない費用が多くかかっています。そして、管理する側はそれらの申請を承認する必要があります。しかし、 不備があった場合は差し戻し、改めて申請されたものを再度確認するという必要があります。
これらの作業が自動化されることは、 人件費を削減することや捻出された時間の有効活用にも繋がります。
