オフィスのセキュリティ対策に不安を感じていませんか？従来の鍵による管理では、不正侵入や内部不正のリスクを防ぎきれず、管理にも手間がかかります。
本記事では入退室管理システムの基本から、導入によるメリット、認証方式ごとの特徴、導入時の注意点、実際の導入事例を解説します。
この記事を読めば、入退室管理システムの基本から導入事例まで把握でき、導入検討の参考になるでしょう。自社の課題解決のヒントとしてお役立てください。
目次
入退室管理システムとは
入退室管理システムとは、オフィスや工場、施設などにおける人の出入りを管理し、セキュリティを高めるためのシステムです。暗証番号やICカード、生体認証などを用いて入室を制御し、認証方法によっては入退室の履歴を自動で記録できます。
入退室管理の定義
入退室管理とは、特定のエリアへの出入りを制限し、許可された人のみがアクセスできるようにする管理手法を指します。
システムの有無にかかわらず、重要な情報や設備を守るための基本的な考え方であり、物理的な鍵や受付対応なども含めた広い概念です。入退室管理システムは、この仕組みを効率化・自動化するための手段といえます。
入退室管理システムでできること
入退室管理システムには、主に以下のような機能があります。
| スケジュール解錠機能 | 曜日や時間帯に応じて、入室できる人やエリアを制限する機能 |
| 警報機能 | 不正入室や認証失敗、ドアのこじ開け・開け放し（扉開放）発生時に管理者へ通知する機能 |
| 勤怠連携 | 入退室データを勤怠システムと連携し、打刻を自動化する機能 |
| 映像連携 | 入退室の履歴（ログ）とクラウドカメラ映像を紐づけ、いつ・誰が通行したかを「映像証拠」として即座に確認できる機能 |
たとえば、勤怠連携を活用すれば手入力の手間を削減でき、映像連携を活用すればトラブル発生時の原因究明がスムーズになります。
オフィスに入退室管理システムを導入するメリット
オフィスに入退室管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。
- セキュリティの強化
- コンプライアンス対応の強化
- 内部不正の抑止
- 勤怠管理・労務管理の効率化
セキュリティの強化
オフィスに入退室管理システムを導入するメリットのひとつは、外部からの不正侵入を防ぎやすくなる点です。
ICカードや生体認証によって入室できる人を限定できるため、関係者以外の立ち入りを制限できます。従来の鍵管理のように、紛失や複製によって第三者が侵入するリスクを軽減できるのが特徴です。
万が一不審な入室があった場合でも、入退室ログをもとに状況を把握しやすくなります。
コンプライアンス対応の強化
オフィスの入退室管理システムは、コンプライアンス対応の強化にも役立ちます。
企業活動においては、個人情報保護法をはじめとした法令やルールへの対応が欠かせません。とくに、プライバシーマーク制度やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）といった認証では、入退室管理の実施が評価されるケースがあります。
入退室管理システムを導入すれば、いつ・誰が・どこに入退室したかが自動で記録されるため、監査時に必要な証跡を残せます。認証取得を目指す企業にとって、取引先からの信頼獲得にもつながるでしょう。
内部不正の抑止
入退室管理システムは、内部不正を未然に防ぐ点でも重要です。いつ・誰が・どこに入退室したかが記録されるため、情報の持ち出しや不正アクセスに対する心理的な抑止力となります。
また、サーバールームや金庫室などの重要なエリアへの入室を特定の担当者に限定することで、不正な立ち入りを防げます。
勤怠管理・労務管理の効率化
オフィスに入退室管理システムを導入すると、勤怠や労務管理の手間を減らし、正確な労働時間を把握できます。入退室データと勤怠システムを連携すれば、オフィスへの入退室がそのまま出退勤の打刻になります。手入力の手間が省け、記録の漏れや入力ミスを防げます。
さらに、顔認証などの生体認証を導入すれば、なりすましを防ぎ、誰がいつ出退勤したかを正確に把握できます。
入退室管理システムの認証方法と特徴
入退室管理システムは、認証方法によって使い勝手やセキュリティの強さが変わります。入退室管理システムの認証方法は以下のとおりです。
- 知識情報による認証
- 所持情報による認証
- 生体情報による認証
それぞれに特徴があり、運用方法や求めるセキュリティレベルによって、適した方式は異なります。
1．知識情報による認証
知識情報による認証は、本人しか知らない情報を使って認証する方法です。代表的なものにテンキー方式があります。
テンキー方式は、暗証番号を入力して解錠するため、鍵やカードを持ち歩く必要がなく、紛失の心配もありません。他の認証方式と組み合わせて、二要素認証として活用されることもあります。
他の認証方法と比べて導入コストが低く、セキュリティの第一歩として導入しやすい方式といえます。一方で、入力時の盗み見や番号の共有によるなりすましリスクがあるため、定期的な暗証番号の変更や運用ルールの整備が重要です。
2．所持情報による認証
所持情報による認証は、本人しか持っていない物を使って認証する方法です。代表的なものに非接触ICカード認証とスマートフォン認証があります。
非接触ICカード認証は、社員証などのICカードをかざして認証するため、テンキー方式と異なり、誰が入室したかを特定しやすいのが特徴です。一方で、カードの紛失・盗難や、従業員同士の貸し借りによるなりすましリスクがあるため、紛失時にはすぐに権限を停止できる仕組みや運用ルールの徹底が重要です。
スマートフォン認証は、カードに比べて紛失時に気づきやすく、紛失・盗難リスクが低いのが特徴です。遠隔でのアクセス権限の付与・削除が容易で、入退社時の登録・削除もアプリ上で完結できます。一方で、充電切れのリスクや、スマートフォン自体のロック設定が甘いと悪用されるリスクがある点に注意が必要です。
3．生体情報による認証
生体情報による認証は、本人しか持っていない身体的な特徴を使って認証する方法です。代表的なものに顔認証、指紋認証、静脈認証などがあります。
なりすましを防ぎやすく、認証精度が高いのが特徴です。カードや暗証番号のように、紛失や共有のリスクもありません。
たとえば、指紋認証は導入コストが比較的低く、多くの場面で利用されています。静脈認証は体内情報を用いるため精度が高く、より厳格なセキュリティが求められる環境に適しています。その中でも顔認証は、カメラの前に立つだけで解錠できる非接触の仕組みです。手を使わずに認証できるため衛生面に配慮しやすく、入退室の頻度が高いオフィスや共用スペースでもスムーズに運用できます。
一方で、生体認証は導入コストが比較的高く、専用機器やシステム構築が必要になる点に注意が必要です。また、生体情報の登録に心理的抵抗を感じる従業員がいる場合もあるため、導入時には丁寧な説明が求められます。
オフィスに入退室管理システムを導入する注意点
オフィスに入退室管理システムを導入する際の注意点は、以下のとおりです。
- プライバシー保護が必要
- システム障害時の対応策が必要
プライバシー保護が必要
オフィスに入退室管理システムを導入する際は、プライバシーへの配慮を徹底する必要があります。とくに生体認証を導入する場合は、顔や指紋といった個人情報を扱うため、より慎重な取り扱いが求められます。
たとえば、取得する情報の範囲を必要最小限にとどめる、データを暗号化して保存する、アクセス権限を設定して管理者以外が閲覧できないようにする、保存期間を定めて期間経過後はデータを削除する、といった対応が有効です。
プライバシーに配慮し、従業員が安心して利用できる環境を整えれば、企業の信頼にもつながります。
システム障害時の対応策が必要
入退室管理システムの運用では、システム障害や緊急時でも安全に運用できる体制の整備が重要です。ネットワークや電源に依存して動作するため、通信トラブルや停電が発生した場合に、解錠・施錠ができなくなるおそれがあります。
そのため、故障時の対応責任者や、アラートが出た際のルールを事前に定めておくと安心です。非常時に備えて、物理鍵などのバックアップ手段を確保しておくことも重要です。
クラウド型入退室管理サービスなら「Safie Entrance」
鍵やICカードによる入退室管理では、鍵・カードの管理や拠点ごとの運用、勤怠との連携などに手間がかかりがちです。こうした課題を解決できるのが、クラウド型の入退室管理サービスです。
クラウド型の入退室管理サービスの中でも、顔認証による高いセキュリティと、スムーズな解錠を実現できるのが「Safie Entrance（セーフィー エントランス）」です。
Safie Entranceは、顔認証によって約0.2秒で解錠できるのが特長です。さらに、クラウド上で管理が完結するため、複雑になりがちな入退室管理もシンプルに運用できます。
Safie Entranceの具体的な特徴は、以下のとおりです。
- カメラと連携できる
- 多拠点を一元管理できる
- 勤怠管理サービスと連携できる
- サポートが充実している
カメラと連携できる
Safie Entranceは、入退室ログとカメラ映像を連携し、精度の高い証跡管理が可能です。クラウド録画サービスと連携することで、入退室の記録と映像を結びつけられます。ログの日時を選択するだけで、その瞬間のカメラ映像を再生できるため、状況を直感的に把握できます。
不審な入室があった場合でも、記録と映像をあわせて確認することで、誰がどのように入ったのかを正確に追跡できます。
多拠点を一元管理できる
Safie Entranceは、複数の拠点やドアをまとめて管理できます。
オフィスが複数ある場合、ユーザーの登録や権限設定、ログの確認などを拠点ごとに行う必要があり、管理負担が大きくなりがちです。Safie Entranceでは、複数の拠点の情報をクラウド上で一元化しているため、ひとつの画面でまとめて管理できます。
社員の異動や入社・退職があった場合でも、拠点ごとに設定を変更する必要はありません。拠点が増えても管理が複雑になりにくく、スムーズな運用を維持できます。
勤怠管理サービスと連携できる
Safie Entranceは、勤怠管理サービスと連携し、出退勤の記録を自動化できます。顔認証の記録をそのまま勤怠データとして活用できるためです。
オフィスに入る、または出るだけで出退勤の記録が自動で反映されるため、打刻の手間がなくなります。手作業を介さない分、記録の正確性も高まります。
直接連携しない場合でも、入退室ログをデータとして出力できるため、既存の勤怠システムの運用に合わせて柔軟に活用できます。
サポートが充実している
Safie Entranceは、導入後も安心して運用できるよう、サポート体制が充実しています。24時間365日の問い合わせ対応に加え、現地でのサポートにも対応しています。
不具合が発生した際には、機器の先出し交換など迅速な対応が受けられるため、業務への影響を最小限に抑えられます。機器には5年間の保証が付いており、追加費用なしで保守サポートを受けられます。
「Safie Entrance」の導入事例
Safie Entranceの導入事例として、以下の2社をご紹介します。
- 株式会社サイバーセキュリティクラウドさま
- THECOO株式会社さま
※各事例は取材当時のものです。
※以下の事例で導入されている「Safie Entrance2」は、現行モデル「Safie Entrance」の前機種です。現在は後継機種である「Safie Entrance」を提供しています。
株式会社サイバーセキュリティクラウド
株式会社サイバーセキュリティクラウドは、AI技術とサイバー脅威インテリジェンスを活用し、Webサイトをサイバー攻撃から守るサービスを提供するグローバルセキュリティメーカーです。
従来はICカードによる入退室管理を行っていましたが、カードの紛失・盗難・使い回しといったセキュリティリスクがありました。カードの発行・回収や貸与など、管理業務の負担も大きく、非効率な運用が課題でした。
オフィス移転を機に顔認証システムに着目し、導入したのがSafie Entrance2（セーフィー エントランス ツー）です。
複数サービスを比較検討する中で、利用者・管理者双方にとって負担の少ないオペレーション設計を評価しました。オフィスの出入口6カ所に顔認証端末を設置し、入退室管理に活用しています。
導入後はカード管理業務が削減され、運用負担が軽減しました。ハンズフリーでの入退室により社員の利便性が向上し、先進的なセキュリティツールの導入により企業イメージの向上にもつながっています。
THECOO株式会社
THECOO株式会社は、会員制ファンコミュニティプラットフォーム「Fanicon」の運営を中心に、インフルエンサーマーケティング支援などを手がけるエンタメテック企業です。
同社では、以前から顔認証による入退室管理を導入していました。しかし、解錠に時間がかかることや、認証精度の低さにより、社員のストレスにつながっていました。顔登録は専用端末で個別に行う必要があり、管理にも負担が生じている状態でした。
導入の決め手は、Safie Entrance2の高い認証精度とスピード、管理のしやすさ、コストバランスのよさでした。現在は、2フロアの執務エリア入口など計5カ所に設置し、社員の入退室管理に活用しています。
導入後は認証精度とスピードが向上し、入室時の待ち時間やストレスが解消されました。顔登録もオンライン化されたことで工数が大幅に削減され、新入社員も初日からスムーズに利用できています。
セキュリティ強化と業務効率化の両立を実現し、快適で働きやすいオフィス環境の構築につながっています。
入退室管理システムを活用してオフィスのセキュリティを高めよう
入退室管理システムを活用すれば、オフィスのセキュリティを高められます。誰がどこに入れるのかを明確にし、入退室の記録を残すことで、情報漏えいや不正のリスクを大きく削減できます。
認証方法には、テンキー認証、非接触ICカード認証やスマートフォン認証、生体認証などがあり、それぞれの特徴を理解することで、自社に合った運用が見えてくるでしょう。導入時にはプライバシー保護やシステム障害時の対応策も検討しておくことが大切です。
中でも、顔認証入退室管理サービスのSafie Entranceは、高セキュリティと高速解錠が特長です。以下の資料で詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
- 「Safie Entrance」製品資料
- クラウド型の顔認証入退室管理システムをご検討中の方はお気軽にご相談ください。
※顧客や従業員、その他の生活者など人が写り込む画角での防犯カメラの設置・運用開始には、個人情報保護法等の関係法令の遵守に加え、写り込む人々、写り込む可能性のある人々のプライバシーへの配慮が求められます。防犯カメラとプライバシーの関係については、こちらの記事で詳しく解説しています。
▶「防犯カメラとプライバシーの関係。事業者が注意すべき設置のポイント」
※カメラの設置に際しては、利用目的の通知を適切に行うとともに、映像の目的外利用を決して行わないことが求められます。適切なデータの取り扱いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
▶「カメラ画像の取り扱いについて」
※ セーフィーは「セーフィー データ憲章」に基づき、カメラの利用目的別通知の必要性から、設置事業者への依頼や運用整備を逐次行っております。
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