業務マニュアルとは、業務の手順を示した資料のことです。業務マニュアルを導入することで、業務効率化や属人化の防止、社員教育の効率化などが期待できます。
この記事では、業務マニュアルの概要や作成するメリット、作成手順などについて解説しています。また、作成時のポイントや動画を使った業務マニュアルなどについても解説しているため、業務効率化などを実現したいと考えている担当者はぜひ参考にしてください。
目次
業務マニュアルとは
業務マニュアルとは、業務の手順を示した資料のことです。日々の業務をスムーズに進め、社員間での業務の質・スピードなどに差が生まれないようにするためにも欠かせないものだといえます。
業務マニュアルに記載する内容は、企業によって異なりますが、一般的には、業務の手順やノウハウ、判断基準などが記載されます。誰が見ても、一定以上の質・基準の業務をできるようにすることがポイントであるため、その点を意識しながら記載する内容を決めていきます。
業務マニュアルのメリット
業務マニュアルを作成することで得られるメリットはさまざまです。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。業務マニュアルを作成するべきか迷っている方はぜひ参考にしてください。
業務効率化
業務マニュアルの作成は、業務効率化につながります。業務の手順を説明している業務マニュアルがあれば、手順を忘れる、誰かに確認するといった事態が起こらずスムーズに作業を進めることが可能です。
また、業務マニュアルの作成にあたっては、業務内容を一通り確認することとなるため、作成過程で不要な手順や工程を見つけ、適切な手順に改善することも業務効率化につながります。
属人化の回避
業務マニュアルがあれば、誰が作業をしても一定以上の質・基準で進められるため、属人化の回避にもつながります。企業によっては、特定の業務を長年にわたって特定の従業員が行っているケースが少なくありません。
しかし、担当者が、病気になったり、退職したりするとその業務を進められなくなる恐れがあります。手順やノウハウが示された業務マニュアルがあれば、担当者に万が一の事態が起こったとしても、ほかの従業員で対応できるため安心です。
社員教育の効率化
業務マニュアルは、社員教育にも活用可能です。例えば、業務で機械を操作するときに、事前にマニュアルを渡して一通り読んでもらったうえで、先輩社員が実演するという形を取れば、より理解しやすいでしょう。
また、基本的な内容はマニュアルで解説しておけば、先輩社員は一からすべて細かく教える必要がないため、時間や手間を省くことも可能です。内容を忘れても自分のタイミングで確認できる点も便利です。
業務マニュアルの作成方法
ここでは業務マニュアルを具体的にどのような手順で作成するのか解説します。マニュアルを作成したいものの、何から始めればいいのかわからないといった方はぜひ参考にしてください。
内容を決める
まずは、業務マニュアルで何を伝えるのか、その内容を決めます。例えば、対象業務はどうするのか、業務フロー以外にも、過去のトラブルやクレームの事例を紹介するのか、先輩社員のノウハウを記載するのかといったことが考えられます。
すべてを詰め込もうとすると、情報量が多くなりマニュアルを読むだけでも一苦労となるため注意が必要です。内容を決めておけば、それが業務マニュアル作成の方針となるため、この後の工程も進めやすくなります。
業務内容の収集
業務マニュアルに記載する内容が決まったら、対象となる業務内容に関する情報を収集・整理します。業務マニュアルは、業務の標準化や商品・サービスの品質保持を目的としたものであるため、業務の手順をすべて洗い出す必要があります。
また、その中で不要な業務、業務の進行を滞らせている課題の抽出なども忘れずに行いましょう。
たたき台の作成
収集・整理した情報をもとに、業務マニュアルのたたき台を作成します。目次の設定や各項目の概略などの大枠を決めたうえで、作成してください。
この段階では、第三者などの意見を取り入れる必要はありません。なぜならあくまでもたたき台であり、第三者の意見が入ってくることでまとまりにくくなる恐れがあるためです。
フィードバックと修正
たたき台が完成したら、実際に業務を担当している従業員に内容を確認してもらい、実態と異なる点やわかりにくい点などのフィードバックをもらい内容を修正します。
また、業務を担当していない従業員にも確認してもらい、わかりやすい業務マニュアルになっているかを検証しましょう。
運用開始
フィードバックを反映したものを最終版として、実際に業務マニュアルの運用を開始します。ここで大切なのは、運用を開始して終わりではないということです。運用開始後も、問題が起これば、必要に応じてマニュアルの追記・修正を行ってください。
また、業務内容が変更となるケースもあるため、そのようなときも書き換える必要があります。さらに、業務マニュアルの導入前後でどのような変化があったのか検証することも大切です。
わかりやすい業務マニュアル作成のコツ
ここでは、わかりやすい業務マニュアルを作成するためのコツを紹介します。基本的なポイントですが、意識して押さえておくことでより良い業務マニュアルを作成できるため、ぜひ参考にしてください。
目的を明確にする
なぜ業務マニュアルを作成するのか、その目的を明確にしなければなりません。他社が作っているから、あったほうが便利そうだからといった曖昧なものだと、マニュアルの内容も一貫性のないものとなる恐れがあるためです。
例えば、従業員の新入社員教育の負担を軽減することが目的であれば、業務の完全初心者を想定した内容となるでしょう。また、既存従業員の業務をよりスムーズに進めることを目的とすれば、基本的なポイントは省いて、業務のノウハウなどを入れることになるかもしれません。目的を明確にしておくことで、実用的なマニュアルになるでしょう。
5W1Hを意識して作成する
業務マニュアルを作成する際は、以下の5W1Hを意識しましょう。
・誰が（Who）
・いつ（When）
・どこで（Where）
・何を（What）
・なぜ（Why）
・どのように（How）
上記のポイントが含まれていれば、説明が明確になるため、誰が読んでも理解できる業務マニュアルを作成できます。
テキストだけにならないようにする
テキストだけの業務マニュアルだと、読みにくく、十分に理解されない可能性があります。そのため、必要に応じて図や写真などを挿入し、視覚的にも理解できるようにしましょう。
例えば、業務の流れをフローチャートで示すことで大まかな流れを理解しやすくなります。また、機械を使う作業などはテキストよりも動画を使ったほうがわかりやすいでしょう。
定期的に見直す
業務マニュアルは作って終わりではありません。作成後は、実際に運用したうえで必要に応じて定期的に見直す必要があります。従業員がマニュアルを読んで作業を実行してみて、わからない部分や間違いがないかどうかヒアリングを行いましょう。また、作業内容に変更が生じるケースもあるため、そのようなときも修正して常に最新の情報を反映したものにしてください。
動画マニュアルの活用もおすすめ
先ほども触れているように、必要に応じて動画マニュアルも活用しましょう。動画マニュアルとは、機械の操作手順や作業の行い方、システムの扱い方などを動画で解説するマニュアルのことです。
動画の場合、視覚的に伝えられるほか、テロップなどを使えば文字情報も伝えられるなど、1つのマニュアルで効率よく情報伝達が行えます。テキストが理解しやすい人もいれば、実際の作業を動画で確認するほうがわかりやすい人もいるため、どちらも用意しておくと便利でしょう。
動画マニュアルのメリット
動画マニュアルのメリットは、テキストだけのマニュアルよりも記憶に残りやすい点です。動画で視覚的に情報を伝えられるだけでなく、テロップやナレーションなどを使うことで聞いて覚えることもできます。
また、動画は移動中にスマートフォンなどでも気軽に視聴できるため、繰り返しの学習にも向いています。そのほかにも、日本がそれほど堪能ではない外国人の従業員がいる場合、動画マニュアルのほうが作業内容を理解しやすいでしょう。
＼動画マニュアルの詳しい記事はこちら／
まとめ
今回は、業務マニュアルの概要や作成するメリット、具体的な作成手順などについて解説しました。業務マニュアルは、業務の手順を示した資料のことであり、業務効率化や属人化の防止、社員教育の効率化などに貢献してくれます。
作成にあたっては、目的を明確にしたうえで、作業内容をすべて洗い出すことが大切です。また、運用開始後は定期的に見直しを行い、必要に応じて修正してください。
テキストによるマニュアル以外にも、動画マニュアルも役立ちます。動画を撮影する時間がないといった場合は、防犯カメラを活用することも可能です。
セーフィーの防犯カメラは、動画マニュアル作成にも役立ちます。興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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