顔認証による入退室管理システムとの連携で勤怠管理を効率化


顔認証による入退室管理システムとの連携で勤怠管理を効率化のアイキャッチ

過重労働や残業代の未払いなど、労務に関する問題がたびたび取り上げられています。そんな中、いかに正確に、負担が少なく勤怠管理をするか、現場の労務・人事担当者の方は頭を悩ませているのではないでしょうか。こうした悩みを解決するのが、顔認証による入退室管理システムです。勤怠管理システムと連携することで、正確かつ効率的な管理を実現します。

勤怠管理の現状

従業員の就業状況を把握するために行われる勤怠管理。その方法はさまざまです。「いつ出勤したか」「いつ退勤したか」。これらを手書きで入力する現場もあれば、タイムカードを打刻機に通して印字する現場もあります。また、ICカードをIC読み取り機にかざすことで出勤/退勤時間を把握している現場もあるでしょう。

上記で紹介した勤怠管理の方法はすべて、性善説のうえに成り立っていると言えます。もしも、勤怠管理表に実態とは異なる勤務時間を入力したり、実際の所持者ではない人がICカードで入退室を行ったりしたら、どこにも証拠が残りません。こうした不正を「やろうとすれば、できてしまう」という状態に置くことが、勤怠管理のセキュリティホールにつながるのです。

不正を防止し適切な勤怠管理につながる顔認証システム

誰が、いつ出退勤したか、確実な証跡を残して勤怠管理を行うのであれば、顔認証システムがおすすめです。顔認証は本人の顔を認証端末にかざすことで、本人がいつオフィスに出社したかを正確に記録できます。本人の顔で認証するため、手書きや打刻、ICカード方式で懸念されるような「なりすまし」は起きません。

また、顔認証を行った履歴があれば、「この人は今日オフィスに出社した」という確実な証拠が残ります。この入退室の履歴をダウンロードして、勤怠管理システムと突合することで、その人が「何時に出社した、何時に退社した」といった勤怠管理の実態を、正確に残すことができます。

顔認証で勤怠管理をするメリット

勤怠管理の目的は、出勤時と退勤時の時間をエビデンスとして残すことです。従来の勤怠管理は、ICカードを打刻したり、PCの画面上で出勤ボタンを押したりすることで、出退勤時間を把握してきました。しかし、上述したような理由から、これらの方法では不正が行われる可能性が否めませんでした。従来の勤怠管理システムに比べ、顔認証システムは不正を防止し、確実性の高いエビデンスができるという点が大きなメリットです。

こうした確実性の高い勤怠管理履歴を残すことで、企業としての信頼性も高まります。たとえば、これから上場を目指している企業にとっては、勤怠管理履歴が大きな評価要素となる可能性があります。上場前に行われるIT監査において、出退勤の正確な履歴と、その証跡をもとにした交通費の支給がきちんと行われていると判断されることで、高い評価を得ることができます。

IT監査だけでなく、オフィスの情報セキュリティマネジメントの信頼性を評価する「ISMS認証」や、個人情報保護体制の一定基準を満たしていることを示す「プライバシーマーク」の取得を目指す企業にとっても同様です。

「この出退勤履歴は何にもとづいた情報か」と問われたとき、なりすましや紛失・盗難の恐れがない顔認証システムをベースにしていることを示すことで、「オフィスのセキュリティ対策が適切になされている」という評価につながります。

顔認証による勤怠管理の事例

顔認証による勤怠管理がどのように行われているのか、実際の事例を紹介しましょう。

アタラシイものや体験の応援購入サービス「Makuake」を運営する「株式会社マクアケ」では、オフィスへの出社状況の管理に、クラウド型の顔認証サービス「Safie Entrance(セーフィー エントランス)」を活用しています。

マクアケでは、コロナ禍でリモートワークが普及したことで、従業員の出社機会が減りました。このため、それまで定期代で支給していた交通費を、実費精算に切り替えることに。「交通費支給の変更に際し、従業員に負荷が少なく、かつ不正が起きないよう出退勤管理をしたい」という要望から、Safie Entranceを活用して勤怠管理を行うことになりました。

入退室管理システムと紐づけて利用されることが多い勤怠管理ですが、マクアケでは、オフィスへの出退勤の管理のみを目的にSafie Entranceを利用しています。扉と連携するのではなく、オフィスの一角に認証端末を設置して、従業員の出勤/退勤時にそれぞれ顔をかざします。

交通費を公正に支給するには、ほかにも「チャットツール上で出社ボタンを押してもらう」「スプレッドシートに出社日を記録して提出してもらう」「ICカードなど入退室セキュリティ端末のログから集計する」など、さまざまな方法があります。その中で、Safie Entranceを導入する決め手となったのは、次のような理由が挙げられるといいます。

・国内外にある支社の出退勤管理を本社で一括して管理したかった

・従業員に負荷をかけず、出社回数のログからシンプルに集計作業できるようにしたかった

Safie Entranceから取得したログをもとに、従業員ごとの出社回数を自動計算する簡易的なシステムを作成。交通費を実費で渡すようになったことで、定期代を支給するのに比べ、1ヶ月当たり約100万円のコスト削減効果が表れたといいます。また、手動で勤怠記録をつけたり、交通費を入力したりする必要がなくなったことで、従業員側の手間も省けました。

このように、扉との連携はなくても、Safie Entranceを活用することで正確な勤怠管理が可能となります。入退室管理システムと勤怠管理を連携させるのはハードルが高そうだと感じているのであれば、まずは据え置き型の入退室勤怠管理システムとして利用を開始してみるのも1つの手段です。

Safie Entrance2で勤怠管理システムとの自動連携を実現

入退室管理システムと勤怠管理システムの連携はこれまで、ICカード方式でも、顔認証や指紋認証といった生体認証システムでも、入退室管理システムからダウンロードしたログデータを突合させ、加工したうえで、各企業に導入されている勤怠管理システムに入力していく必要がありました。

Safie Entranceの最新製品「Safie Entrance2(セーフィー エントランス ツー)」では、クラウド型の勤怠管理システムとAPI連携をすることで、アプリケーション同士が自動的につながる仕組みの開発を進めています。この仕組みを活用することで、データをダウンロードし、加工して勤怠管理システムに入力するといった一連の手作業を省くことができます。

Safie Entrance2で顔認証をすることで取得された出退勤履歴は、勤怠管理システムにその日のうちに反映されます。「AM9時に出勤し、PM7時に退社した」といった情報が自動的に記録されます。

入退室管理と勤怠管理の連携で業務効率化を図る

勤怠管理の手間を省くことで、労務・人事担当者など管理にかかわる方たちの負担が軽減し、業務の生産性向上につながるでしょう。また、適切な勤怠管理は、会社の信頼性を高めることにもつながります。

クラウド型顔認証サービスは、導入費用や運用コストが安価で済みます。操作性の高いシンプルな管理画面で、データの管理も容易です。

「オフィスのセキュリティ対策と正確な勤怠管理を実現したい」とお考えであれば、クラウド型顔認証サービスを活用するのも1つの手段です。

顔認証の入退室管理システム Safie Entrance2 の製品詳細はこちら