安定した店舗運営をするためには、適切な店舗管理業務が必要です。店舗管理業務は日々の運営と管理に関する業務などが多く、管理業務を見直すことで効率的な店舗運営を実現できるようになります。
本記事では、店舗管理業務の仕事内容やよくある課題、課題解決の方法を解説します。また、管理課題を解決し、経営の効率化を実現した事例も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
店舗管理業務とは？
店舗管理業務とは、店舗の運営に必要な業務すべてを管理することです。店長や経営者などの責任者が店舗管理業務を実施し、店舗の経営状況について正確に把握します。
店舗管理業務は基本的に毎日実施しなくてはならず、責任者の負担が増える原因の一つといえます。そのため、管理業務の仕事内容や工程を見直し、効率化を検討・実施することが必要です。
店舗管理業務の仕事内容
店舗管理業務は、大きく次の4つに分けられます。
- 売上管理
- 従業員管理
- 在庫管理・仕入れ管理
- 情報管理
それぞれの管理内容を解説します。
売上管理
売上管理とは、日々の売上の管理です。どの商品がいくらでどれだけ売れたのか、正確に管理します。
また、売上記録から以下のような売上状況を分析することも、売上管理に含まれる業務です。
- 曜日ごと、時間帯ごとの売上状況
- 顧客の年齢・性別・売上単価
- 購入する商品の組み合わせ
売上状況を分析することで、店舗経営改善に有効な施策を見つけやすくなるでしょう。たとえば、木曜日の17時以降の来客数が多いなら、レジスタッフを増やしてレジの待ち時間を減らしたり、タイムセールを実施して顧客の購買意欲を刺激したりできます。
従業員管理
従業員管理とは、従業員の勤怠管理やシフト管理だけでなく、適正な人数の配置や採用活動などを含む従業員関連の業務全体のことです。他にも、従業員に接客マナーを教育したり、個人情報の扱い方やコンプライアンスに関わる研修を実施したりすることなどが含まれます。
従業員を育成し、必要な人員数を確保することは、店舗のオペレーション効率化に欠かせない要素です。また、従業員が働きやすい環境を整えることも、従業員管理の大切な要素といえます。
無理のない業務量に調整することや時間外労働が発生しないようにすること、快適な休憩場所を準備することなどは、いずれも従業員の働きやすさにつながる重要な要素です。適切に環境を整えていくことで、離職や人材不足に陥るリスクを回避できる可能性が高まります。
在庫管理・仕入れ管理
在庫管理・仕入れ管理とは、在庫状況や仕入れ数を正しく把握・設定することです。販売数から在庫数を割り出して仕入れ数を特定するため、売上管理、在庫管理、仕入れ管理はすべてつながっています。また、売上状況の分析から、販売機会を逃さないための適切な仕入れ数を割り出すことも、在庫管理・仕入れ管理の業務です。
なお、仕入れについての分析は、既存商品だけでは十分とはいえません。顧客行動やトレンドなども調査し、ニーズがあると想定される新しい商品を仕入れることも、売上増加につながる重要なポイントです。
特に注意したいのは、生鮮食品などの消費期限が短い商品の在庫管理・仕入れ管理です。販売機会を逃さないように十分な個数を仕入れることが必要ですが、オーバーすると廃棄ロスを起こしかねません。天候や曜日に合わせて適切な数量を仕入れることはもちろん、値下げの幅や時間帯も事前に計画しておきましょう。
情報管理
情報管理とは、オンライン上の店舗情報を管理する業務です。ホームページやアプリ経由で顧客に発信する情報だけでなく、店舗情報が集まるポータルサイト、顧客が投稿するレビューサイトなどもチェックしておきましょう。
情報管理で特に注意したいのが、更新の頻度です。ホームページやアプリで発信する情報をこまめに更新しなければ、顧客に正確な情報を伝えられないだけでなく、「営業時間が違った」「セール情報を得られなかった」などの不利益をもたらす可能性があります。場合によっては、店舗の評判を低下させ、来客数や売上の減少にもつながる可能性があります。
店舗管理業務の課題
店舗管理業務は多岐にわたるため、課題が増える傾向にあります。また、ほとんどの管理業務は、毎日の実施が必要です。課題を抱えたままの状態でいることでさらに問題が大きくなり、他のオペレーションにも影響を及ぼすことが少なくありません。
効率的な運営のためにも、早く課題に気付き、適切な施策を実施することが必要です。本章では、店舗管理業務のよくある課題を店舗側と本部側に分けて解説します。
店舗側の課題
店舗側によくある課題として、次のものが挙げられます。
- 店長が管理業務に追われる
- 各管理業務が連携できていない
- 従業員に適切な指導ができていない
管理業務は基本的には管理責任者である店長がすべて行うため、多大な負担がかかります。管理業務に追われて、従業員の指導や販売方法の改善、キャンペーンの実施などの他の業務にまで手が回らないケースも多いです。
また、売上管理と在庫管理、仕入れ管理はすべてつながっています。しかし、それぞれを別個に管理すると各管理業務が連携できず、在庫不足や過剰仕入れ、廃棄ロスなどを引き起こしかねません。
管理業務は店長の仕事ですが、従業員への指導も店長が担当すべき仕事です。管理業務に追われると指導が疎かになり、現場に混乱が生じるだけでなく、従業員ごとに仕事内容や仕事の質、業務負担などの差が生まれることもあります。
本部側の課題
店舗管理は基本的には店舗内の業務ですが、チェーン展開している店舗などは本部と連携を取らなくてはいけません。そのため、次のような課題を本部側が抱えることもあります。
- 店舗側との連携が難しい
- エリアマネージャーの負担が大きい
店舗の従業員が忙しく、本部側が緊急な用事で電話をしてもすぐに受け取ってもらえないというケースがあります。また、反対に店舗側が「本部に連絡しても、早急に対応してくれない」と不満を抱えてしまうケースもあります。
チェーン展開している場合は、エリアマネージャーが管轄地域の店舗と本部の連携を取り持ちますが、対応する業務が多いだけでなく、移動時間も長くなるために大きな負担がかかっているケースもあります。
店舗管理の課題を解決する方法
店舗管理の課題は、次の方法で解決できることがあります。
- 業務をマニュアル化する
- システム導入で単純作業を自動化する
- クラウドカメラ導入で業務の見直し・効率化を行う
それぞれの方法について、見ていきましょう。
業務をマニュアル化する
管理業務は種類が多く、細々とした作業も多いです。そのため、記憶に頼って業務をしていると、見落としや重複が生じてしまいます。業務効率を向上し、作業の抜け・漏れをなくすためにも、業務をマニュアル化しておきましょう。
マニュアル化すると、誰もが管理業務を担当できるようになり、属人化を回避できます。店長不在のときもスムーズに管理業務を遂行でき、店舗運営に支障が生じにくくなるでしょう。
システム導入で単純作業を自動化する
管理業務は単純作業も多いです。たとえば、売上管理や在庫・仕入れの管理などの数値記録は、いずれも集計するだけのため、システムを導入することで自動化できます。
また、機械で計算すれば、人為的なミスもなくなります。正確かつスピーディな業務遂行のためにも、単純作業の自動化を進めていきましょう。
クラウドカメラ導入で業務の見直し・効率化を行う
日常の業務のなかに、非効率な手順や作業が含まれている可能性があります。習慣的に業務をこなしているだけでは、手順や作業を見直す機会がなく、非効率なままであることも多いでしょう。
クラウドカメラを導入し、業務手順や業務そのものに無駄がないか見直してみるのはいかがでしょうか。また、トラブルが起こったときも映像として残るため、原因究明しやすくなるだけでなく、本部に報告しやすくなる点もメリットです。
クラウドカメラで店舗管理業務を効率化した事例
クラウドカメラを導入し、管理業務を効率化した店舗が増えています。いくつかの事例を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
グループマネージャーの生産性が向上
国内外に200以上もの店舗を抱える飲食店・販売店では、クラウドカメラを導入し、グループマネージャーの業務を効率化しました。映像モニタリングで臨店業務を実施することで、店舗間を移動する時間をなくし、より生産的な業務に注力できるようになっています。
業務管理をスマートフォンでチェック
クラウドカメラであれば、専用のモニターがなくても、スマートフォンやパソコンで映像をチェックすることができます。ある飲食チェーン店は、現場での管理業務をこなしながら、移動中にスマートフォンで映像をチェックするスタイルにしたことで、1人のマネージャーによる複数店舗の同時管理の実現につながっています。
▼小売店舗向けクラウドカメラの使い方はこちら
システム・ツールの導入で店舗管理業務を効率化しよう
システムやツールを導入することで、管理業務の効率化は可能です。日々の業務を効率化すると、時間にも余裕が生まれ、企画や従業員教育などに注力する時間も増えるでしょう。
また、双方向性のあるクラウドカメラを導入すれば、遠隔管理が可能になるだけでなく、店舗と本部の連携もより円滑になります。ぜひ管理業務の効率化や見直しのためにも、システム・ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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