店舗運営を効率化させるポイント！業務改善の具体的な取り組みと事例を紹介

店舗運営では、日々実施しなければならない業務が多岐に渡るうえに、人材不足という問題も抱えています。これらの問題を抱えながら店舗運営をおこなっていくために、効率化や業務改善が必要不可欠です。

今回の記事では、店舗運営を効率化させるポイントや具体的な取り組みについて解説します。効率化におすすめのツールや成功した事例も紹介しているので、店舗運営の参考にしてみてください。

店舗運営の効率化ができない要因とは？

店舗運営において効率化を図ることは重要な課題ですが、さまざまな要因が重なり効率化が進められない店舗は少なくありません。ここでは店舗運営の効率化を妨げる4つの要因を紹介します。

【要因1】情報伝達がうまくいっていない

本部と店舗、店舗内のスタッフなど、従業員同士のコミュニケーションが不足して、情報伝達がうまくいかないことが業務効率化を阻む要因となっています。

「本部が現場の状況をしっかりと把握できていない」「本部の指示が現場に伝わらない」などの状態では、施策や改善をおこなっても効果がうすく、作業の重複やミスを発生させてしまうといった可能性を高めてしまいます。

店舗運営の効率化のためには、従業員のコミュニケーションが必要不可欠になり、現場と本部の情報伝達をスムーズに共有できる環境を整えておくことが大切です。

【要因2】人材が不足している

働く人口の減少により、人材不足は常態化しています。一人ひとりの作業負担が大きく、効率化や業務改善に取り組む時間が割けないことも大きな要因です。とくに店舗で働く従業員は、アルバイトやパートなどの非正規社員も多いため、短期間での入れ替えが多い傾向にあります。

そのため、常に採用活動や教育、研修に時間を要しているケースも少なくありません。「募集をかけても集まらない」「新規採用ができたとしても十分な教育やフォローができず複雑な業務を任せられない」「教育した従業員が長く定着しない」というサイクルに陥っている店舗も多いことでしょう。

人手不足は、顧客を待たせてしまったり顧客の要望に応えられなかったりして、サービス品質の低下を招きます。少ない人員で対応できるように効率化を図ることや、人材育成とフォローできる体制づくりなどが必要です。

【要因3】業務手順がマニュアル化されていない

業務手順がマニュアル化されていない点も、店舗運営が非効率的である要因の一つです。マニュアルがなければ、スタッフの教育がスムーズにおこなえず理解度に差が生じてしまう可能性があります。また、従業員の共通認識が持てず、違う手順を踏んで人為的なミスを起こしたり、非効率的な手法で進めてしまったりすることもあります。

業務手順をマニュアル化することで、だれでも同じ手順で進められるようになります。不明な点があってもマニュアルをチェックすれば作業できるので、属人化を防ぐとともに作業品質の統一化が図れるでしょう。

【要因4】煩雑な業務が多い

店舗運営では、販売促進や接客対応の業務以外にも多くの業務が発生します。在庫管理・発注・シフト作成・売上管理など、業務内容は多岐に渡ります。さらに、一つひとつの業務フローは煩雑で、同じ内容の資料を別のフォーマットで作成しているなどの非効率的な運用をしているケースもあります。

煩雑な業務は新人スタッフへの教育や引き継ぎが難しく、属人化する傾向にあるため、担当者一人への業務負荷が大きくなりかねません。一人に負担が偏ることでミスの発生につながる・離職の可能性を高めるうえ、退職時に引き継ぎができずに店舗運営にも影響を与える恐れがあります。

業務効率化を図るためには、業務フローの見直しや平準化、一元管理できるシステムの導入などを検討する必要があります。

店舗運営を効率化させるには「イクルス（ECRS）の原則」を活用

店舗運営の効率化を実践するときは、「イクルス（ECRS）の原則」を活用しましょう。ECRSの原則とは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合と分離）」「Rearrange（入替えと代替）」「Simplify（簡素化）」の4つのステップの頭文字を合わせたものです。もともと製造現場で取り入れられた原則ですが、効果が高いことが評価され多くの業種でも活用されています。

Eliminate（非効率な作業の廃止）

Eliminateは、非効率な作業を廃止することです。非効率・ムダ・重複のような作業は、店舗運営において大きく業務効率を悪化させます。店舗運営の作業を洗い出し、重複した報告書の作成やムダな資料作成など、非効率な作業を廃止することで効率化が可能です。

Combine（業務の結合と分離）

Combineとは、複数の作業やプロセスを一つに結合、あるいは作業を分離することです。同じような業務を一つにまとめることで、一人あたりの作業スピードの向上や業務の簡略化が可能となります。また作業を分離することで、一人の作業負担を軽減し業務の平準化が図れます。

Rearrange（順序の入替えと新たな作業への代替）

Rearrangeでは、作業の手順やプロセスを見直し、順序を入れ替えたり新たな手法を採用したりします。たとえば、月末に集計していた売上データを毎日集計することで、売上推移をリアルタイムで把握できるため、目標達成のための戦略や経営判断などに役立ちます。また、Excelや紙で作成していた発注書・報告書・売上管理などをデジタル化して新たな作業へと代替することで、作業効率化が図れます。

Simplify（業務の簡素化）

Simplifyは、業務の工程や作業内容を簡素化することです。工程が多く複雑な場合、ミスが発生しやすく、原因の特定にも時間がかかります。複雑な工程や内容をシンプルにすることで、人為的ミスを低減させるとともに、誰でも対応できるようになります。

たとえば在庫管理の場合、目視で確認後にExcelに入力してメールやFAXで発注していると、プロセスが多くなってしまい非効率的です。売上と連動して自動で在庫管理ができるシステムを導入すれば、在庫チェックや入力作業の工程を省くことができ、発注するだけで完了します。

店舗運営を効率化させるための具体的な取り組み

ここからは、店舗運営の効率化を進めるための具体的な取り組みについて解説します。

業務プロセスの見直しと運用後のチェック

店舗運営の効率化を図るために、まず業務プロセスを見直すことが重要です。業務プロセスを見直すために、業務の詳細をリストアップして全体像を明確にします。

詳細の業務から全体まで把握できれば、重複している業務や不要なものを発見して排除したり関連している業務を一元化したりと、業務効率化につなげやすくなります。加えて、問題点や改善点を見つけ出すことができるため、最適な対策を考えられます。

業務プロセスの見直しには時間と労力が必要ですが、長期的な視点で考えると早期に対策することが効果的です。また、対策後は店舗の運用を確認して、効率が上がっているかのチェックも重要です。

業務内容のマニュアル化

業務プロセスの見直しの際に見つけた問題点や改善点は、業務内容をマニュアル化することで効率化できるものもあります。

マニュアルを作成する場合、誰が見てもわかる内容にし、全員がいつでも簡単に見られるようにしなければなりません。そしてマニュアルは一度作成して終わりではなく、継続的に見直して変更や問題があればその都度更新することが大切です。

デジタルツールの導入

効率化や業務改善にデジタルツールの導入は欠かせません。デジタルツールを導入することで、従業員がおこなわなくてよい業務をなくし自動化できます。

効率化が図れれば人為的ミスや業務負荷の低減につながります。デジタルツールに業務を任せることで、スタッフはその他の業務を進められるようになり、少ない人員での店舗運営が可能です。人手不足を解消し、人件費のコストカットも期待できるでしょう。

店舗運営を効率化させるためのおすすめツール

店舗運営の効率化につながるツールを3つ紹介します。

クラウドカメラ

クラウドカメラは、記録した映像をクラウド上に保存し、インターネットを介してスマホやパソコンから映像や音声をいつでも視聴できるカメラです。

「Safie One」や「AI-App 人数カウント」を活用しよう

セーフィーが提供するクラウドカメラ「Safie One（セーフィー ワン）」は、鮮明な映像と音声をもとに店舗のリアルな様子を確認できます。いつでもすぐに状況を確認できるので、現場への移動時間を削減できるうえに、トラブルがおこった場合にも迅速な対応が可能です。

またマイクスピーカー機能付きなので、Safie Oneを通じて本部と現場で会話ができます。リアルタイムの状況を確認しながら本部が現場に指示を出すことや、過去の映像を振り返りながら教育をおこなうことも可能です。

「AI-App（アイアップ）人数カウント」は、AI機能を搭載したアプリケーションで、Safie Oneに追加することで利用できます。自動で通行人数や滞留人数をカウントしたり、混雑状況を検知して通知したりすることが可能です。通過人数や滞留人数のデータは、商品陳列やマーケティングにも参考にできるため、集客や販売力を高められます。混雑状況を通知する機能は、販売機会の損失を防ぎ、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

顧客管理システム

顧客管理システムとは、顧客情報の一元管理や顧客対応の向上を目的としたツールで、「CRM（Customer Relationship Management）」とも呼ばれます。顧客の名前・連絡先・購入履歴・問い合わせ内容など、さまざまな情報を一元で管理できます。蓄積したデータから顧客属性や行動パターンなどを分析することで、ターゲットに合わせた最適なアプローチをとることが可能です。

たとえば、クレームや問い合わせ内容をシステムで管理することで、迅速かつ一貫した対応ができ、顧客ニーズに対応できるようになります。また、ポイントサービスや会員特典などの管理にも役立ちます。

業務支援システム

業務支援システムとは本部と店舗をつなぐシステムで、情報伝達の効率化やコミュニケーションを円滑化できる機能が備わっています。

たとえば、売上管理・在庫管理・シフト管理などを一元的に管理し、データ分析やレポート作成できる機能が備わっています。店舗がデータを入力するだけで本部がリアルタイムで状況を確認でき、効果的な戦略や迅速な経営判断に役立ちます。

そのほかにも、業務支援システムを導入することで本部からのキャンペーン情報・マニュアル更新・緊急連絡などを一斉に各店舗に共有できるようになります。また、従業員同士でノウハウや情報を共有するための掲示板などの機能があり、異なる店舗のスタッフ同士でも意見交換や問題解決がスムーズに行えます。

ツールの導入で店舗運営の効率化に成功した事例

セーフィーのクラウドカメラを導入して、店舗運営の効率化を図った2つの事例を紹介します。

店舗の遠隔視察で業務効率化が実現

九州を中心に展開するホームセンター「グッデイ」は、デジタルツールを有効活用し、現場の課題解決を図っています。

これまで新店舗オープンやイベントを開催する場合、本社から役職者が現地を訪問して視察をおこなっていました。しかし、いちばん遠い店舗までは片道2時間半かかるため、移動時間に課題を抱えている状況でした。そこでSafieのクラウドカメラを導入したところ、本社から店舗の様子をリアルタイムで見られるようになり、移動時間の大幅な削減に成功しています。

遠隔で来店者数を計測、実店舗への来訪頻度を抑えることが可能

国内外に800店舗余りを展開しているメガネチェーンストアの「パリミキ」。1950年代のアメリカンダイナーや、古き良き時代のパリを再現したコンセプトストアを展開し、来店の促進を図っています。

多いときで1日に2,000人近くの来店があるため、手動での来店数のカウントは困難です。しかし、Safieのクラウドカメラとオプション機能を活用することで、店舗の来店者数を自動でリアルタイムに計測できるようになりました。来店者数と売上データから購入率を算出し、販売促進にもつなげています。

また、店舗の様子と売上状況を遠隔から確認して、売上が低い場合は遠隔からでも指示を出せるようになったため、実店舗への訪問頻度を減らせて効率化にもつながっています。

デジタルツールを活用して店舗運営を効率化しよう

店舗運営を効率化させるためには、さまざまな課題を解決する必要があります。「イクルス（ECRS）の原則」の活用・業務プロセスの見直し・業務内容のマニュアル化が必要であるほか、デジタルツールの導入も役立ちます。

クラウドカメラの場合、本部と現場のコミュニケーションを円滑化して店舗訪問の時間を省けるので、大幅な業務効率化につながります。映像は教育やマニュアルとしても活用できるのもメリットです。店舗運営の効率化にクラウドカメラの活用を考える場合は、ぜひセーフィーまでご相談ください。

※ セーフィーは「セーフィー データ憲章」に基づき、カメラの利用目的別通知の必要性から、設置事業者への依頼や運用整備を逐次行っております。
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